Financiën binnen een event/ wedstrijd
Basisprincipes:
- Elk event (wedstrijd) dat gebruik maakt van online betalingen heeft een balans om financiële transacties bij te houden en vast te leggen. Alle transacties worden geregistreerd in termen van debet en credit. Rekeningen worden ingedeeld als activa, passiva, opbrengsten en kosten. Inschrijfgelden wordt per evenement beheerd.
- De betaalde bedragen kunnen alleen worden gebruikt binnen het kader van dat event. In geval van annulatie, kunnen retourbetalingen worden gebruikt om andere inschrijvingen voor hetzelfde evenement te betalen.
- Berekeningen van betalingsverplichting (te betalen in winkelmandje) zijn automatisch en gebaseerd op de inschrijvingskosten en resultaten.
Als de administratieve organisator is aangemeld bij de betalingsverwerker (of als er een financieel verantwoordelijke organisatie is geconfigureerd onder zijn profiel), kunnen de diensten van Financiën worden ingeschakeld onder de instellingen om online betalingen, financiële rapportage en rapportage van prijzengelduitbetalingen mogelijk te maken.
Zorg ervoor dat in het event-/ inschrijvingsformulier de online betalingen en het innen van de prijzengeldgegevens zijn ingeschakeld voordat het event wordt geopend voor online inschrijvingen:
Berekeningen van betalingsverplichtingen voor verantwoordelijken van inschrijvingen zijn volledig geautomatiseerd en gekoppeld aan de tarieven van de wedstrijden of producten. Raadpleeg het artikel over inschrijvingskosten, statussen en betaling voor meer informatie over het instellen van inschrijvingskosten en hoe de terugbetalingen worden berekend: Statussen en betalingen van inschrijvingen
Er zijn standaardinstellingen voor de hele site die ervoor zorgen dat de berekeningen "standaard" verlopen voor alle inschrijvingen in het systeem:
Annuleringen vóór sluitingsdatum
Als de inschrijving online wordt geannuleerd vóór sluitingsdatum wordt het inschrijfgeld altijd volledig terugbetaald. Totdat de terugbetaling is uitbetaald, kan het worden gebruikt om te betalen voor inschrijvingen en producten binnen hetzelfde event. De terugbetaling wordt de volgende dag vroeg in de ochtend geïnitieerd.
Laattijdige inschrijvingskosten
Laattijdige inschrijvingskosten zijn ingeschakeld voor alle events en wedstrijden binnen alle disciplines. De administratieve organisator kan zelf beslissen over het bedrag van de laattijdige inschrijvingskosten. Het bedrag kan verschillend zijn voor elke proef of wedstrijd.
No-shows en laattijdige afmeldingen
Alle kosten zullen worden toegepast op inschrijvingen (starts) met de status No-show. Als een sporter op de startlijst staat, maar niet komt opdagen, heeft de organisator recht op het volledige bedrag. Dezelfde regel geldt voor laattijdige afmeldingen, wanneer de administratieve organisator beslist dat de afmelding niet gerechtvaardigd was en/of niet volgens de regels is gedaan. Wanneer de sporter op de startlijst staat en de status is gemarkeerd als volledig betaalde afmelding, moeten de kosten volledig worden betaald, inclusief de laattijdige inschrijvingskosten.
Afmeldingen
Wanneer de sporter, de organisator tijdig op de hoogte heeft gebracht en de juiste procedure heeft gevolgd, heeft de sporter recht op teruggave van het startgeld, indien het startgeld is geconfigureerd in de instellingen voor wedstrijdkosten.
BTW
Voor administratieve organisatoren en financiële organisatoren die namens administratieve organisatoren optreden, respecteert het systeem de BTW-verplichting op basis van de instellingen van de organisatie. Voor organisaties die BTW-plichtig zijn, is het BTW-tarief voor inschrijvingskosten standaard ingesteld op 0, op basis van de Belgische wetgeving inzake BTW. Voor producten die onder het event worden verkocht, kan de administratieve organisator een BTW-tarief instellen voor elk product. Er worden standaard BTW-tarieven aangeboden. De productkosten en inschrijvingskosten moeten als volledig bedrag worden ingevoerd, inclusief BTW. Het BTW-bedrag wordt berekend en getoond aan de betaler in het betaalbewijs nadat de online betaling is voltooid.
Inkomstenbelasting
Voor events die georganiseerd onder de autoriteit van Paardensport Vlaanderen, wordt de inkomstenbelasting berekend voor niet-Belgische inkomstenontvangers.
Opname van gelden van betalingsverwerker naar de rekening van de organisator
De wedstrijd wordt afgesloten nadat alle verschuldigde bedragen zijn betaald en alle resultaten zijn gepubliceerd. De administratieve organisator kan hiervoor op de knop "Sluiten" onder de Financiën-interface drukken om de definitieve afwikkeling te initiëren. Op dat moment is de wedstrijd afgesloten en kunnen geen wijzigingen meer doorgevoerd worden op vlak van financiën.