Wedstrijd beheren en resultaten exporteren vanuit Equipe

Beheer van de inschrijvingen in Equipe

  • Beheer een wedstrijd zoals altijd in Equipe.
  • Voor elke inschrijving op de startlijst, geef een status aan elke inschrijving op de startlijst. Dit kan een resultaat zijn als het paar heeft deelgenomen, een annulatie, een no-show of een ander resultaat in Equipe. Als je een paard of een ruiter wil wijzigen, markeer dan de inschrijving als "gewijzigd" en voeg een nieuwe inschrijving toe.
  • Als je een nieuw paard of een nieuwe ruiter aan Equipe wil toevoegen, gebruik dan de zoekoptie in de Equibel-database. Wanneer je de naam van een atleet of een paard ingeeft zonder ze te synchroniseren vanuit de database en/of het licentienummer of immatriculatienummer toe te voegen, worden dergelijke inschrijvingen niet samen met de resultaten terug geïmporteerd naar Equibel.
  • Bij het toevoegen van een late inschrijving, zorg je ervoor dat de betaler correct is en dat de "late inschrijvings-vlag" correct is ingesteld in Equipe.
  • Je kunt resultaten importeren na elke wedstrijd, elke dag of aan het einde van een wedstrijd. Klik op Bestand -> KBRSF -> Resultaten exporteren en selecteer de proeven die je wil exporteren.
  • Zodra een proef is geëxporteerd, wordt deze altijd toegevoegd aan de volgende export. Als je iets wijzigt in deze proef, worden de wijzigingen gesynchroniseerd en geaccepteerd in Equibel.
  • Wanneer resultaten worden geïmporteerd, controleert Equibel elke invoer uit de Equipe-dataset en vergelijkt deze met de invoer in de Masterlist.
  • Als alle resultaten correct zijn gesynchroniseerd vanuit Equipe, worden ze automatisch bevestigd. Als er invoeren zijn met "onduidelijke" statussen, worden ze automatisch als gewijzigd gemarkeerd voor proeven met minstens één onduidelijk resultaat. Dit betekent dat alle kosten worden terugbetaald. Als de onduidelijke invoer is ingetrokken, voeg dan een oplossing toe en bevestig vervolgens de resultaten.
  • Wanneer resultaten zijn bevestigd voor een wedstrijd, worden er verschillende belangrijke processen geactiveerd op de achtergrond, worden geplaatste/niet geplaatste badges berekend, statistieken uitgevoerd en worden voor alle resultaten alle belangrijke parameters voor paard en sporter aan de database toegevoegd. Als er rankings zijn ingesteld, worden de punten berekend. Resultaten worden ook gebruikt voor berekeningen van kwalificaties en handicaps.
  • Als de sporter of het paard niet voldoet aan de vereisten voor de wedstrijd (bijvoorbeeld de licentie past niet of het paard heeft geen volledige inschrijving voor de datum van de wedstrijd), worden dergelijke resultaten geïmporteerd, maar niet bevestigd. In de resultatenlijst op Equibel zie je de fouten en de reden onder het resultaat. De meest voorkomende redenen zijn het ontbreken van een immatriculatie voor paard of licentie voor de sporter, het paard voldoet niet aan de voorwaarden (bijv. de proef is alleen open voor pony's). Neem contact op met de liga om deze situatie op te lossen.
  • Het evenement wordt pas naar de status "Resultaten gepubliceerd" verplaatst nadat alle invoeren bevestigde resultaten of statussen hebben.
  • Als je wedstrijden hebt gesplitst, splits dan eerst de wedstrijden in het programma op Equibel (klik op de knop Split) en exporteer vervolgens de resultaten uit Equipe.
  • Dressuurjuryleden in dressuur, paradressuur en eventing worden automatisch gesynchroniseerd vanuit Equipe. Zorg ervoor dat de juryleden in Equipe de juiste licentienummers hebben.

#Wat te doen als - controleer verschillende gevallen en hoe ze op te lossen, bijvoorbeeld nieuwe proef, verkeerde betaler voor inschrijvingen, ontbrekende resultaten...

Checklist: stappenplan wat te doen nadat resultaten geëxporteerd zijn van Equipe naar Equibel


Het duur 1-3 minuten voordat het exporteren van resultaten is voltooid. Navigeer naar de eventpagina - Resultaten interface:

Stap 2: Controleer of er onduidelijke statussen of statussen met fouten zijn - je ziet het aantal problematische invoeren in de competitielijst en de status van de competitie is "Niet gepubliceerd":


  • Als de toegangsstatus "onduidelijk" is - voeg je de juiste status toe en sla op.
  • Als er fouten in de resultaten zijn, bijvoorbeeld als de atleet niet het juiste licentieniveau heeft of het paard niet aan de inschrijvingseisen voldoet, raadpleeg dan de liga om het probleem op te lossen. Op basis van de beslissing kan de inschrijving worden gemarkeerd als "ongeldig" of "gewijzigd". Ongeldig betekent dat het resultaat is geregistreerd en de inschrijving moet worden betaald, maar het resultaat wordt niet publiekelijk getoond en niet beschouwd als officieel bevestigd resultaat. Gewijzigd betekent dat deze inschrijving als niet-geregistreerd wordt beschouwd en dat alle kosten worden terugbetaald.
  • Stap 3: Zoek late inschrijvingen die buiten Equibel (offline) zijn betaald en markeer ze als betaald:

  • Als de inschrijving niet betaald is, verschijnt er naast de bewerkingsknop een oranje betalingsknop. Als je erop klikt, selecteer dan dat de betaling offline wordt verwacht. Je kunt ook een opmerking toevoegen (bijvoorbeeld een factuurnummer) en aangeven of je de betaling hebt ontvangen of niet - vink "Bevestigd als betaald" aan.
  • Als je verwacht dat late inschrijvingen online betaald worden, controleer dan of het late-inschrijvingsbadge correct wordt weergegeven voor het toevoegen van de late-inschrijvingskosten aan het te betalen bedrag:

Als de vlag voor late of offline inschrijving wordt gebruikt, wordt deze getoond na de status van het invoerresultaat:

Stap 4: Zorg ervoor dat de informatie over prijzengeld correct is gesynchroniseerd of voeg ze handmatig toe aan de resultaten als er geen prijzengeld is toegewezen in Equipe. Nadat de juistheid van de prijzengeldgegevens is gegarandeerd, ga naar Financiën -> Prijzengeldtabblad om het prijzengeldrapport te genereren.

Wat te doen als... 

  • Als er nieuwe proeven zijn die niet zijn ingevoerd in Equibel, bijvoorbeeld een scoreoverzicht of een nieuwe proef die tijdens de show is gemaakt, zie je de lijst met dergelijke proeven in de resultateninterface.
    • Klik op de bewerkknop om de details van de proef toe te voegen, inclusief de juiste kosten. Als de proef geen betalingen vereist, klik dan op het vakje "Administratief overzicht" of selecteer een optie voor de proef waarbij de kosten niet online worden geïnd (onder de aanvullende opties, net voor het opslaan van de competitie). Nadat de proef is aangemaakt en opgeslagen, worden de resultaten automatisch toegevoegd.
    • Als de proef niet op Equibel mocht gepubliceerd worden en per ongeluk is geëxporteerd, klik dan op de negeren-knop.

  • Een nieuwe invoer die aan de startlijst is toegevoegd, kwam niet van Equipe naar Equibel.
    • De meest voorkomende reden is dat een paard of atleet is toegevoegd aan Equipe en niet via de zoekoptie van de Equibel (KBRSF)-database, maar als platte tekst. Voeg in dat geval het licentienummer of immatriculatienummer toe aan het profiel van een sporter of een paard in Equipe en stuur de resultaten nogmaals door. 
  • In Equipe worden invoeren gemarkeerd als geannuleerd, no-show of gewijzigd, maar deze wijzigingen worden niet gesynchroniseerd met Equibel.
    • Dit kan voorkomen bij proeven zonder andere resultaten, bijvoorbeeld wanneer een proef is geannuleerd vanwege een laag aantal deelnemers en verwijderd uit Equipe en alle inschrijvingen zijn geannuleerd of verplaatst naar andere proeven. In dit geval moet je de proef annuleren in Equibel en/of de inschrijvingen als gewijzigd markeren. 
  • Als een resultaat niet kan worden bevestigd (een fout wordt weergegeven).
    • Dit gebeurt als een sporter of paard bijvoorbeeld niet in aanmerking komt voor een proef, bijvoorbeeld omdat het licentieniveau niet gepast is, de leeftijd van de sporter of de pony's niet geschikt zijn, de pony niet correct gemeten is enzovoort. In deze gevallen is het mogelijk om te overleggen met de liga en de resultaten ongeldig te verklaren (kies ongeldig als oplossing) of akkoord te gaan met corrigerende maatregelen met de sporter (bijvoorbeeld verhoging/verlaging van een licentie of het indienen van een metingsattest voor een pony). In sommige gevallen moet de Helpdesk worden ingeschakeld. Bijvoorbeeld wanneer gegevenscorrectie nodig is.
  • Als een sporter een betaling heeft ontvangen voor een al betaalde inschrijving (bijv. inschrijving is betaald op het wedstrijdsecretariaat of via andere kanalen).
    • Markeer de inschrijving als extern betaald in de resultateninterface. 
  • Als een sporter een betaling heeft ontvangen voor een verkeerde inschrijving (waar hij/zij niet verantwoordelijk voor zou moeten zijn). Deze situatie kan voorkomen wanneer in Equipe de betaler verkeerd is gemarkeerd.
    • Ga naar de winkelmand van de sporter, klik op het oranje icoon voor de bewerkenknop van de groep inschrijvingen om de betaler te wijzigen -> zoek de nieuwe verantwoordelijke betaler (met behulp van het licentienummer of de naam) en klik op Bevestigen.
    • De betalingen worden verplaatst naar de winkelmand van de geselecteerde betaler.

Heeft dit je vraag beantwoord? Dankjewel voor je feedback! Er is een probleem om je feedback op te slaan, probeer het later opnieuw