Aankoop of reservatie van producten of diensten toevoegen aan een event

Om een product of dienst in te stellen, klik op "Product toevoegen" in het menu Rooster -> Lessen en Tarieven -> Sectie genaamd "Andere diensten en aanbiedingen"

Product of dienst - je wordt gevraagd om het type product of dienst te selecteren. De volgende typen zijn geconfigureerd:

Cupkosten
Stallen
Elektriciteit
Accomodatie en eetgelegenheid
Andere

Naam van het product of de dienst - voeg de naam toe. Het wordt weergegeven in het schema en het inschrijfformulier en meegegeven in de financiële rapporten en bewijs van betalingen. Idealiter moet het uniek zijn voor het evenement.
Beschrijving - voeg extra informatie toe. Zowel links als tekst zijn toegestaan. Dit wordt weergegeven in het programma en in het inschrijfformulier.
Vroegere sluitingsdatum - geef een datum op waarop de verkoop/ boeking van het product moet worden beëindigd. Geef alleen aan als de datum verschilt van de einddatum van de online inschrijvingen.

Kosten en betalingen

Een administratieve organisator kan producten en diensten aanmaken die door atleten kunnen worden geboekt of gekocht bij het registreren voor een event. Producten of diensten kunnen bijvoorbeeld omvatten: boxen, elektriciteit, accommodatie, evenals bekerkosten, dierenartsdiensten of andere diensten waar de administratieve organisator de verkoop van wil toestaan of boekbaar wil maken.
Er zijn verschillende opties voor betalingsvoorwaarden:
- Volledig tarief is gedurende het event betaald, geen reservering, bijvoorbeeld dat er ter plaatse hooi kan worden gekocht of dat het mogelijk is om een kamer te boeken bij een nabijgelegen hotel.
- Product/ dienst kan samen met inschrijvingen voor een event worden geboekt, maar betalingen worden gedaan op het wedstrijdsecretariaat/ offline. Bij gebruik van deze optie worden er geen online betalingen verzameld voor boekingen en kan de organisator een overzicht van boekingen krijgen uit de productenlijst in Equibel of uit Equipe of een ander scoringsysteem (als integratie van het scoringsysteem productlijstenbeheer toestaat). In Equipe worden de prijzen voor producten en boekingen verzonden, zodat de organisator de Equipe-economie kan gebruiken voor het beheer van de betalingen.
- Product/ dienst kan online worden geboekt en betaald via Equibel. Als deze optie wordt gebruikt, moeten alle producten/ diensten zoals een inschrijving via Equibel betaald worden. De organisator ontvangt een lijst met boekingen uit de productenlijst in Equibel of Equipe of een ander scoringsysteem.
  
  Houd er rekening mee dat:
  
  Alle annuleringen en nieuwe boekingen kunnen zowel in Equibel als in Equipe worden gedaan. Er is gegevensimport van Equipe naar Equibel en er is de mogelijkheid om de wijzigingen in boekingen te synchroniseren als de wijzigingen in Equibel zijn aangebracht. (idem inschrijving)

Voor producten/ diensten die online worden vooruitbetaald bij het registreren voor een event, is het mogelijk om te specificeren:
- Boekingskosten en basiskosten (deze componenten worden opgeteld voor een eindprijs). Selecteer hierbij de voorwaarden voor betaling: "Volledige prijs online betaald, boekingskosten zijn niet-terugbetaalbaar". Wanneer dit geselecteerd is en boekingsprijs gespecificeerd werd, krijgt de sporter bij annulering van boekingen na de deadline voor online inschrijvingen de basiskosten terugbetaald en blijven de boekingskosten bij de administratieve organisator.
- Alleen basiskosten. Selecteer hierbij de voorwaarden voor betaling: "Volledige prijs online betaald, prijs is niet-terugbetaalbaar". Wanneer geselecteerd, kan de organisator bij annuleringen van boekingen na de deadline voor online inschrijvingen de volledige prijs behouden, er is geen verplichting tot terugbetaling.

Reserveringsinstellingen

Maximaal aantal producten - als het aantal producten beperkt is, geef dan de maximale hoeveelheid aan. Bijvoorbeeld, je zou slechts 50 dozen beschikbaar kunnen hebben voor reservering of slechts een beperkt aantal kaartjes beschikbaar voor de ridersparty. Wanneer het maximale aantal wordt bereikt, wordt de verkoop/boekingen van het product beëindigd. Net zoals bij inschrijvingen, is het product pas bevestigd nadat de betaling online is voldaan. Voor producten die offline betaald moeten worden, wordt de boeking direct bevestigd.
Beperk aankopen per registratie - registratie is een combinatie van atleet/paard of een span (bij het mennen). Wanneer er een beperking is ingesteld, betekent dit dat er een limiet is van toegestane inschrijvingen per combinatie van atleet/paard. Bijvoorbeeld, als de inschrijfkosten voor een beker op 1 per registratie zijn ingesteld, kan er slechts 1 beker worden geboekt en betaald. (handige tool wanneer atleten met meerdere paarden/ spannen kunnen inschrijven voor een proef, maar op voorhand een keuze moeten maken voor een kampioenschap).

Vraag naar extra info

Voor elk product/dienst is het mogelijk om één of meerdere aangepaste vragen of selecties in te stellen die aan de sporter moet beantwoorden wanneer deze het product of de dienst boekt. Dit kan bijvoorbeeld een vraag zijn, zoals het kenteken van een auto voor het boeken van elektriciteit, of een selectievakje met enkele of meerdere keuzes. Er zijn ook opties om keuzelijsten te gebruiken met enkele of meerdere keuzes. De functie werkt op een vergelijkbare manier als een enquête. Zodra aanvullende velden zijn geconfigureerd, zien de sporters de velden in hun invulformulieren en kunnen ze beginnen met het invullen van de gevraagde informatie nadat ze het product hebben geselecteerd.
In het toevoegen/bewerken van productformulier klik op "Vraag om aanvullende informatie" en vervolgens op de knop Toevoegen:

NB! Je kan de vragen verwijderen en bewerken totdat er minimaal één boeking is.

Product wordt getoond in het programma:

Ruiters kunnen vragen beantwoorden bij het boeken van het product:

Antwoorden en boekingen zijn toegankelijk voor de administratieve organisator vanuit de productenlijst en importbestanden in Excel / CSV-formaat voor producten.