Nieuwe wedstrijd aanmaken

In dit artikel beschrijven we de basisregels voor het toevoegen van een wedstrijd aan de agenda, inclusief het gedetailleerde overzicht van het bewerkingsformulier voor de wedstrijd.

Algemene richtlijnen:

Een wedstrijd wordt aan de kalender toegevoegd door de administratie.
Om een nieuwe wedstrijd aan te maken, zijn de minimale vereiste gegevens: de naam, administratie, discipline, niveau, regio, startdatum, einddatum, einddatum voor online inschrijvingen en de locatie (plaats).
Zodra een wedstrijd is opgeslagen (in conceptstatus), is het niet mogelijk om de administratie en discipline te wijzigen.
Zodra er minstens één inschrijving is geregistreerd, is het onmogelijk om de inschrijvingskosten te wijzigen, wedstrijden met inschrijvingen te verwijderen (alleen annuleringen zijn toegestaan)
Als de wedstrijd gebruikmaakt van een betalingsdienst (waar atleten online betalen voor inschrijvingen), zorg er dan voor dat de betalingsfunctie is ingeschakeld voordat de wedstrijd wordt geopend voor inschrijvingen.

Tips:

Als de datum, locatie of een andere parameter verandert nadat de wedstrijd naar de kalender is gepubliceerd, maak dan gebruik van het waarschuwingsveld om gebruikers op de hoogte te stellen van de wijzigingen. Na goedkeuring van het schema wordt het niet aanbevolen om wedstrijddata, laatste datum voor inschrijvingen en/of startdata voor online inschrijvingen te wijzigen.
Je kunt de namen van sponsors opnemen in de wedstrijdbeschrijving.
Je kunt emoji's opnemen in je teksten en zelfs in de naam van de wedstrijd. 🍂 🍁 🍄 🎄☃️
In het wedstrijdformulier bieden we de optie om algemene maximumlimieten voor inschrijvingen op te nemen. Dit omvat het totale aantal inschrijvingen, het maximale aantal paarden per atleet en het aantal atleten. Deze limieten zijn van toepassing op het de wedstrijd. Meestal wordt het maximale aantal inschrijvingen gebruikt. Als je echter meer atleten wilt onderbrengen, kun je ook het maximale aantal paarden per atleet gebruiken, naast het maximale aantal inschrijvingen.
Het wordt aanbevolen om de openbare inschrijvingsstartdatum alleen te gebruiken in gevallen waarin dit noodzakelijk wordt geacht, zoals voor zeer populaire wedstrijden. Voor atleten is het voordeliger om hun inschrijving prompt in te dienen nadat ze hebben besloten om deel te nemen, in plaats van gedwongen te worden om op een later tijdstip de website opnieuw te bezoeken.
Wanneer er inschrijvingen zijn (bevestigd of niet bevestigd), wordt het niet aanbevolen om de moeilijkheidsgraad en regels van de competitie te wijzigen zonder de atleten persoonlijk te informeren. Atleten ontvangen geen automatische meldingen over wijzigingen in het schema!

#Algemene-informatie

#Limieten-voor-online-inzendingen

#Datum-en-locatie

#Contacten

#Diensten

#Externe-links-en-evenementwaarschuwing

Overzicht van het bewerkingsformulier van de wedstrijd

Algemene informatie

Velden in het bewerkingsformulier van de wedstrijd:

Voorbeeld van hoe algemene informatie wordt weergegeven op de wedstrijdpagina:

Velddefinities:

Naam - wordt weergegeven in de kalender, gesynchroniseerd met de scoringsystemen. Verschillende standaarden kunnen van toepassing zijn, bijvoorbeeld naam van de gastclub | organisator | niveau van de wedstrijd. Voor grotere traditionele shows kan een merknaam worden gebruikt. Naam kan altijd worden gewijzigd. Naam is verplicht.
Beschrijving - weergegeven in gedetailleerde weergave in de kalender en op de wedstrijdpagina. De standaard is 2-3 zinnen met de belangrijkste informatie. Links naar externe sites kunnen worden toegevoegd. Beschrijving kan altijd worden gewijzigd.
Instantie - administratie - kan een liga zijn of één van de provinciale organisaties die aangesloten zijn bij liga's. Zoeken op naam of licentienummer van de organisatie. Financiële organisator wordt automatisch bepaald op basis van de instellingen voor de geselecteerde organisatie. Voor provinciale organisaties van Paardensport Vlaanderen is de financiële organisator altijd Paardensport Vlaanderen. Voor LEWB - de regionale organisaties zullen zelf als financiële organisatoren optreden. Bij het tonen van eenwedstrijd aan gebruikers wordt de administratieve organisator samen met de gastorganisatorclub weergegeven. De administratieve organisator kan niet worden gewijzigd nadat de wedstrijd is aangemaakt.
Discipline - één discipline per wedstrijd kan worden geselecteerd. Discipline kan niet worden gewijzigd nadat de wedstrijd is aangemaakt.
Niveau proeven - ten minste één niveau moet worden geselecteerd. Wedstrijden met verschillende niveaus, bijvoorbeeld nationaal en Vlaams, kunnen worden ingesteld, indien de regelgeving dit toestaat.
Cups - één of meerdere bekers of reeksen kunnen worden geselecteerd, als er ten minste één wedstrijd onder de reeks valt. Alleen reeksen die verband houden met de geselecteerde discipline worden aangeboden.

Limieten voor online inzendingen

Voorbeeld van hoe limieten worden weergegeven op de wedstrijdpagina en in het inschrijfformulier:

De functie voor de beperking van inschrijvingen wordt hier meer gedetailleerd beschreven
Let op: Voor het maximale aantal atleten en het maximale aantal inschrijvingen telt de inschrijving alleen als deze bevestigd is (betaald). Naast het inschrijfformulier worden deze beperkingen ook gecontroleerd in het winkelmandje, omdat de gebruiker mogelijk meer inschrijvingen probeert te maken dan er beschikbare plaatsen zijn. In dat geval moet de gebruiker kiezen welke inschrijving betaald zal worden.

Datum en locatie

Voorbeeld van hoe datums en locatiedetails worden weergegeven op de wedstrijdpagina (deze informatie is ook toegankelijk via de kalender):

Als je een speciale startdatum instelt voor de opening van online inschrijvingen, nadat het schema is goedgekeurd en gepubliceerd, wordt de datum als volgt weergegeven:

Velddefinities:

Startdatum en einddatum - worden weergegeven in de kalender en gesynchroniseerd met de scoringssystemen. Voor een wedstrijd van één dag selecteert u dezelfde datum voor het begin en het einde.
Sluitingsdatum - de laatste datum waarop de wedstrijd open staat voor online inschrijvingen. Als de datum is ingesteld op 25 november, worden de laatste inschrijvingen geaccepteerd tot 23:59 uur op 25 november. Om bevestigd te worden, moet een inschrijving betaald zijn en de betalingsbevestiging geregistreerd zijn in het systeem.
Startdatum inschrijvingen - de datum waarop de wedstrijd open staat voor inschrijvingen van het publiek. Let op: het schema moet worden toegevoegd en goedgekeurd om de wedstrijd open te stellen voor inschrijvingen. Als het schema niet is toegevoegd of wel is toegevoegd maar in conceptstatus (niet goedgekeurd), zullen de inschrijvingen niet open zijn.
Registratie gesloten voor de hele wedstrijd - dit is een "nood" functie om alle inschrijvingen voor de wedstrijd uit te schakelen, wanneer er nog inschrijvingen bezig zijn.

Land - Het land waar de wedstrijd plaatsvindt. Het standaardland is altijd België.
Regio - De regio waar de wedstrijd zal plaatsvinden. Dit kan verschillen van de regio van de administratieve organisator. Het zal worden gebruikt in de filter Regio's van de agenda. De standaardregio is de regio van de administratie.
Organisator ook wel gastorganisator (club) - De gastclub waar de wedstrijd zal plaatsvinden. Het actief | inactief badge geeft aan of de jaarlijkse licentie van de club is betaald voor het huidige seizoen.
Plaats - De naam van de locatie waar de wedstrijd plaatsvindt. Dit kan de naam zijn van de rijschool, het hippisch centrum of de openbare locatie. Standaard is de naam van de plaats ingesteld als de naam van de Organisator.
Locatie van de wedstrijd- Het adres van de plaats. Standaard is dit het adres van de organisator. Aangezien dit veld rechtstreeks is gekoppeld aan de Google Maps-service die we gebruiken om het adres aan de gebruikers te tonen, controleer dan of de exacte locatie correct wordt weergegeven. Indien nodig kunt u de positie op de kaart zelf selecteren.
Routebeschrijving - voeg routebeschrijving toe voor deelnemers en bezoekers, hoe ze bij de wedstrijdlocatie kunnen komen. Indien toegevoegd, worden de routebeschrijvingen weergegeven in de sectie Locatie samen met de kaart, het adres en de GPS-coördinaten.

Contacten

Voorbeeld van hoe contacten worden weergegeven op de wedstrijdpagina:

Velddefinities:

Naam, e-mailadres en telefoonnummer zijn de contactgegevens van de administratie. Deze gegevens worden openbaar weergegeven op de wedstrijdpagina en worden gebruikt voor vragen met betrekking tot de wedstrijd.
Andere contactgegevens - tekstveld voor het toevoegen en bewerken van relevante contactinformatie, bijvoorbeeld contacten voor het reserveren van boxen, contacten van de stalmanager, enz. Als dit veld leeg wordt gelaten, wordt er niets weergegeven aan gebruikers.

Diensten

Velddefinities:

Gebruik online betalingen - als dit is aangevinkt, worden online betalingen gebruikt voor de wedstrijd. Als dit niet is aangevinkt, worden betalingen niet gebruikt en moeten alle inschrijfgelden extern of offline worden geïnd.
Verzamel rekeningnummers voor uitbetaling van prijzengeld - vink deze optie aan om gegevensverzameling van de rechtspersoon mogelijk te maken voor prijzengeld in het inschrijfformulier. Als er in je wedstrijd geen geldprijzen zijn, schakel dan de gegevensverzameling van contactpersonen niet in, omdat dit niet in overeenstemming is met de regelgeving inzake gegevensbescherming - we zouden niet moeten vragen om gegevens die niet worden gebruikt.
Gebruik Equipe - schakel de Equipe APP in voor de wedstrijd. Je krijgt toegang tot Equipe via de wedstrijdpagina nadat de periode voor online inschrijvingen is afgelopen.

Externe links en wedstrijdwaarschuwing

Voorbeeld van hoe links en waarschuwingen worden weergegeven op de wedstrijdpagina (deze informatie is ook toegankelijk via de kalender):

Velddefinities:

Alarm - een kort bericht dat wordt weergegeven op de wedstrijdpagina en in de kalender (gedetailleerde weergave). Kan worden gebruikt om wijzigingen in het schema of de wedstrijdinstellingen aan te kondigen.
Startlijst link - wanneer de startlijst online wordt gepubliceerd, moet deze openbaar toegankelijk zijn, bijvoorbeeld in het scoresysteem. Bij gebruik van de Equipe APP moet je erop letten dat de link naar het online Equipe-platform leidt, niet naar de APP zelf, omdat de APP niet toegankelijk is voor atleten of bezoekers.
Livestream - als je een live-uitzending heeft, kun je hier een link toevoegen, bijvoorbeeld met behulp van de ClipMyHorse-service.
Homepagina event - een wedstrijd kan een speciale webpagina hebben, en je kan een link toevoegen zodat gebruikers er gemakkelijk toegang toe hebben.
Wedstrijdnummer - geef alstublieft een uniek wedstrijdnummer op in het formaat van YYYY_CD_XXXXXX, waarbij XXXXXX een unieke identificatie vertegenwoordigt. De uniciteit van dit nummer wordt gevalideerd binnen de context van het jaar en de discipline. Het jaar en de disciplinecode worden automatisch aan het wedstrijdnummer toegevoegd. Dit wedstrijdnummer zal worden gebruikt voor wedstrijdzoeken, rapportage en zal ook prominent worden weergegeven op de wedstrijdpagina. Het is belangrijk om in gedachten te houden dat het wedstrijdnummer niet kan worden gewijzigd zodra het wedstrijd is gepubliceerd en open is voor inschrijvingen.