Compensatie officials: snelle gids

De compensatiemodule vereenvoudigt het proces van het vergoeden van kosten aan functionarissen die betrokken zijn bij de organisatie van evenementen. Deze module kan alleen worden gebruikt in combinatie met de wervingsmodule, omdat het een overzicht van de functies van functionarissen op dagelijkse basis vereist. In dit artikel bieden we een snelle handleiding voor de functionaliteiten en procesbeschrijving van de vergoedingen voor functionarissen.

Procesbeschrijving stap voor stap

Stap 1. Geautomatiseerde meldingen aan functionarissen

Na afloop van het evenement ontvangen alle functionarissen met geselecteerde functies die in aanmerking komen voor vergoedingen een automatische herinnering met informatie over de mogelijkheid om een schadevergoeding aan te vragen.

Stap 2. Functionaris dient vergoedingaanvraag in

Alle niet ingediende vergoedingaanvragen zijn te vinden onder het profiel van de functionaris in de sectie "rollen in evenementen".

Voor bepaalde organisaties, zoals Paardensport Vlaanderen en alle regio's onder Paardensport Vlaanderen, is het vereist dat de functionaris vergoedingsvoorkeuren selecteert voor het hele jaar. De vergoedingsvoorkeur dient als het wettelijke kader waaronder de vergoeding wordt uitbetaald. Dit kan een factureringsprocedure of vrijwilligerswerk omvatten. De opties voor vergoedingsvoorkeuren zijn genummerd: optie 1A, optie 2, optie 3 en optie 4. Er is ook de optie om voor een evenement gratis te werken, wat Optie 5 is.

Bij het indienen van een vergoedingaanvraag moet de functionaris de contactpersoon voor de uitbetaling opgeven, wat een organisatie voor facturering of persoonlijke contacten voor alle andere opties kan zijn.

Stap 3. Berekening van bedragen

Bedragen worden berekend op basis van vooraf gedefinieerde regels voor vergoedingen. Dagelijkse tarieven voor vergoedingen en specifieke voorwaarden voor reiskostenvergoeding kunnen voor elke optie, functie, evenementtype (nationaal, communautair, regionaal) en administratieve organisator worden vastgesteld. Er is ook een regeling om een extra vergoeding te betalen voor bepaalde functies die overuren kunnen inhouden.

Van de functionaris wordt verwacht dat hij gegevens verstrekt over het aantal afgelegde kilometers en eventuele extra vergoedingen die worden aangevraagd.

Voor optie 3 (factuur) moet een factuurdocument worden verstrekt. Een document is niet nodig als zowel de administratieve organisator als het bedrijf dat de factuur uitreikt gebruikmaakt van het Peppol-netwerk.

Functionaris dient vergoedingaanvraag in. Na indiening kan de functionaris de aanvraag niet bewerken of verwijderen. Voor alle wijzigingen moet de administratieve organisator worden gecontacteerd.

Stappen 4-7. Los vergoedingaanvragen op

De beheerder van het evenement (dit kan ook gedaan worden via de functionele mailbox voor de respectieve discipline en organisator) ontvangt elke ochtend een e-mail met daarin de ingediende en onopgeloste aanvragen. Onopgeloste aanvragen zijn ook te vinden in Backoffice -> Interface vergoedingaanvragen.

Vergoedingaanvragen zijn toegankelijk via Evenementprofiel -> Financiering -> Vergoedingenlijst -> Ingediende en verwerkte vergoedingen.

Neem de volgende stap om de vergoedingaanvraag op te lossen:

1. Controleer of de berekeningen voor de vergoedingen correct zijn en binnen de toegestane limieten vallen. U vindt alle informatie op het scherm voor de aanvraag.
2. Keurt de aanvraag goed en genereer uitbetalingen. U kunt een enkele actie gebruiken om de aanvraag goed te keuren en de uitbetaling te genereren of de massa-actie. Het genereren van de uitbetaling kan enige tijd duren omdat er een pdf-document moet worden aangemaakt.
3. Voor administratieve organisatoren (Paardensport Vlaanderen) die een geautomatiseerde verbinding met het boekhoudsysteem (Adfinity) gebruiken, worden alle gegenereerde uitbetalingen automatisch doorgestuurd naar de boekhouding. Facturen moeten buiten het systeem worden gecontroleerd en beheerd.
4. Voor administratieve organisatoren die geen API-verbinding met het boekhoudsysteem gebruiken, download het SEPA-bestand of Excel-bestand en stuur het door naar de boekhouding.
5. Markeer alle doorgestuurde aanvragen als gefinaliseerd. Voor organisatoren die automatische synchronisatie gebruiken, worden uitbetalingen automatisch als gefinaliseerd gemarkeerd. Facturen moeten handmatig als gefinaliseerd worden gemarkeerd volgens het proces voor facturen.

Statussen van vergoedingaanvragen

Overgang tussen statussen

Stap 8. Mogelijkheid voor functionarissen om de statussen van hun aanvragen te controleren vanuit profiel en een statistisch overzicht te krijgen

Functionarissen kunnen de statussen van aanvragen volgen vanuit hun profiel -> Sectie rollen in evenementen -> Vorige opdrachten.

Bovendien is er onder de sectie Functionarissen de mogelijkheid om het totale bedrag aan vergoedingen per optie, organisator of evenement te controleren.

Een soortgelijke mogelijkheid bestaat voor de administratieve organisatoren via Backoffice -> Interface voor vergoedingsstatistieken.