Compensatie officials: snelle gids

De compensatiemodule vereenvoudigt het proces van het vergoeden van kosten aan officials die betrokken zijn bij de organisatie van evenementen. Deze module kan alleen worden gebruikt in combinatie met de wervingsmodule, omdat het een overzicht van de functies van officials op dagelijkse basis vereist. In dit artikel bieden we een snelle handleiding voor de functionaliteiten en procesbeschrijving van de vergoedingen voor officials.

Procesbeschrijving stap voor stap

Stap 1. Geautomatiseerde meldingen aan officials

Na afloop van het evenement ontvangen alle officials met geselecteerde functies die in aanmerking komen voor vergoedingen een automatische herinnering met informatie over de mogelijkheid om een vergoeding in te dienen.

Stap 2. Official dient prestaties in

Alle niet ingediende prestaties zijn te vinden onder het profiel van de official in de sectie "rollen in evenementen".

Voor bepaalde organisaties, zoals Paardensport Vlaanderen en alle provinciales onder Paardensport Vlaanderen, is het vereist dat de official vergoedingstype selecteert voor het hele jaar. Het vergoedingstype dient als het wettelijke kader waaronder de vergoeding wordt uitbetaald. Dit kan een factureringsprocedure of vrijwilligerswerk omvatten. De opties voor vergoedingtype zijn genummerd: optie 1A, optie 2, optie 3 en optie 4. Er is ook de optie om voor een evenement gratis te werken, wat optie 5 is.

Bij het indienen van een prestatie moet de official een contactpersoon voor de betaling opgeven. Voor de facturerende officials kan dit een organisatie zijn, voor alle andere vergoedingstypes zijn dit persoonlijke contactgegevens.

Stap 3. Berekening van bedragen

Bedragen worden berekend op basis van vooraf gemaakte afspraken voor vergoedingen. Dagelijkse tarieven voor vergoedingen en specifieke voorwaarden voor kilometervergoeding kunnen voor elke optie, functie, evenementtype (nationaal, communautair, regionaal) en administratieve organisator worden vastgesteld. Er is ook een regeling om een extra vergoeding te betalen voor bepaalde functies die overuren doen.

Van de official wordt verwacht dat hij gegevens verstrekt over het aantal afgelegde kilometers en eventuele extra vergoedingen die worden aangevraagd.

Voor optie 3 (factuur) moet een factuur worden verstrekt. Een document is niet nodig als zowel de administratieve organisator als het bedrijf dat de factuur uitreikt gebruikmaakt van het Peppol-netwerk.

Official dient prestaties in. Na indiening kan de official de aanvraag niet bewerken of verwijderen. Voor alle wijzigingen moet de disciplineverantwoordelijke of provinciale worden gecontacteerd.

Stappen 4-7. Prestaties verwerken

De beheerder van het evenement (dit kan ook gedaan worden via de discipline verantwoordelijke en organisator) ontvangt elke ochtend een e-mail met daarin de ingediende en niet behandelde aanvragen. niet behandelde aanvragen zijn ook te vinden in Backoffice -> Interface vergoedingsaanvragen.

Prestaties zijn toegankelijk via Evenementprofiel -> Financiering -> Vergoedingenlijst -> Ingediende en verwerkte vergoedingen.

Neem de volgende stap om de prestaties te verwerken:

1. Controleer of de berekeningen voor de vergoedingen correct zijn en binnen de toegestane limieten vallen. Je vindt alle informatie op het scherm van de aanvraag.
2. Keur de aanvraag goed en genereer uitbetalingen. Je kunt een enkele actie gebruiken om de aanvraag goed te keuren en de uitbetaling te genereren of de massa-actie. Het genereren van de uitbetaling kan enige tijd duren omdat er een pdf-document aangemaakt moet worden.
3. Voor disciplineverantwoordelijken (Paardensport Vlaanderen) die een geautomatiseerde verbinding met het boekhoudsysteem (Adfinity) gebruiken, worden alle gegenereerde uitbetalingen automatisch doorgestuurd naar de boekhouding. Facturen moeten buiten het systeem worden gecontroleerd en beheerd.
4. Voor administratieve organisatoren die geen API-verbinding met het boekhoudsysteem gebruiken, download het SEPA-bestand of Excel-bestand en stuur het door naar de boekhouding.
5. Markeer alle doorgestuurde aanvragen als gefinaliseerd. Voor organisatoren die automatische synchronisatie gebruiken, worden uitbetalingen automatisch als gefinaliseerd gemarkeerd. Facturen moeten handmatig als gefinaliseerd worden gemarkeerd volgens het proces voor facturen.

Statussen van vergoedingsaanvragen

Overgang tussen statussen

Stap 8. Mogelijkheid voor officials om de statussen van hun aanvragen te controleren vanuit hun profiel en een statistisch overzicht te krijgen

Officials kunnen de statussen van aanvragen volgen vanuit hun profiel -> Sectie rollen in evenementen -> Vorige opdrachten.

Bovendien is er onder de sectie officials, de mogelijkheid om het totale bedrag aan vergoedingen per optie, organisator of evenement te controleren.

Een soortgelijke mogelijkheid bestaat voor de administratieve organisatoren via Backoffice -> Interface voor vergoedingsstatistieken.