Officials recruitment: quick guide

De module voor de aanstelling van officials stelt je in staat om de functies van officials onder een evenement te definiëren, basisminimumvereisten in te stellen, aanmeldingen van officials te verzamelen en deze te verwerken. In dit artikel bieden we een snelle gids voor de functionaliteiten van de aanstelling van officials en een procesbeschrijving.

Procesbeschrijving stap-voor-stap

#Stap 1. Stel in dat het evenement wervings- en compensatiefuncties gebruikt

#Stap 2. Creëer wervingsplanning

#Stap 3. Wijs een coördinator aan onder het evenement om de planning en aanmeldingen te beheren

#Stap 4. Aanmelding voor een stafpositie in het evenement

#Stap 5. Mogelijkheden van transactionele meldingen (e-mails)

#Stap 6. Een kandidaat als voorkeurskandidaat markeren

#Stap 7. Candidaturen oplossen

#Stap 8. Geautomatiseerde toewijzing van een rol voor officials met geselecteerde candidaturen

#Stap 10. Afsluiten van de werving van het evenement

Stap 1. Stel in dat het evenement wervings- en compensatiefuncties gebruikt

De instellingen om aan te geven dat het evenement de wervingsmodule gebruikt, bevinden zich onder Acties -> Bewerk evenement -> Sectie Diensten in het bewerkingsformulier van het evenement.

Het selectievakje "Gebruik werving en functies voor personeel" wordt actief als de federatie deze functionaliteit gebruikt.

Wanneer dit is aangevinkt, voeg dan ook je e-mail en andere contactgegevens toe voor officials, zodat ze je kunnen contacteren in geval van vragen. Deze gegevens worden gebruikt in e-mails die naar officials worden gestuurd als contactgegevens met betrekking tot hun kandidaturen.

Met het selectievakje ‘Evenement gebruikt compensaties voor personeel’ bepaal je of er vergoedingsaanvragen kunnen worden ingediend nadat het evenement is afgelopen. Het vakje wordt alleen actief wanneer de administratieve organisator van het evenement de compensatiemodule gebruikt.”

Beide instellingen en contacten kunnen worden gekopieerd.

Gevolgen van parameters:

Wanneer het evenement personeel werving gebruikt, zal dit evenement verschijnen in de kalender van officials en kan de administrator officialfuncties specificeren voor de aanstelling.
Wanneer het evenement compensaties gebruikt:
- Het tabblad compensaties verschijnt onder de evenementprofielpagina -> Financiën (naast het prijzengeld).
- De opdrachten van officials onder het evenement worden in aanmerking genomen voor compensaties, tenzij de specifieke opdracht van een official niet als uitgesloten van compensaties is gemarkeerd via het systeem.

Stap 2. Creëer wervingsplanning

Wervingsplanning definieert welke posities openstaan voor officials om zich aan te melden en voor welke data van het evenement. Onder wervingsplanning is het ook mogelijk om te controleren of officials zich al voor dit evenement kunnen aanmelden of nog niet, en andere parameters te bepalen.

Wervingsplanning kan voor een enkel evenement worden beheerd vanaf de evenementprofielpagina -> Contact en Officials -> knop "Beheer planning":

Als alternatief voor een massale update van verschillende evenementen, navigeer naar de kalender van officials, zoek naar evenementen om te beheren (bepaalde discipline, organisator, niveau), selecteer ze en klik op "Beheer planning":

Snelle stappen om wervingsplanning in te stellen:

Markeer de zichtbaarheid van de wervingsmodule als "Publiek".
Beslis of de kandidatenlijst verborgen moet zijn voor andere officials en alleen zichtbaar voor administrators moet worden gemarkeerd.
Selecteer de officialgroep* van het team van officials en controleer voor welke data de sjabloon van toepassing moet zijn.

*De officialgroep van het team van officials is ingesteld in de Backoffice en omvat alle benodigde functies voor de discipline, niveau en organisator van dit evenement. Als de officialgroep wordt gebruikt, zullen alle functies automatisch worden ingevuld. Vooraf ingevulde functies kunnen worden verwijderd, maar hun voorwaarden kunnen niet worden gewijzigd, bijvoorbeeld vereisten voor licentiecontroles en in aanmerking komende professionele kwalificaties. Ook moet de naam van de functie hetzelfde blijven als in de officialgroep.

Andere functies:

In het systeem kun je aangeven dat de teamwerving is afgerond. Daarna worden geen nieuwe aanmeldingen meer geaccepteerd en wordt de werving als vergrendeld gemarkeerd.
Je kan een openbaar bericht toevoegen dat zichtbaar zal zijn:
- Op de kaart van het evenement in de kalender van officials
- Op de wervingsmodule in Contacten en Officials op de pagina van het evenement
Optie om een intern bericht toe te voegen dat alleen zichtbaar is voor administrators.
Je kunt onder een evenement bepaalde functies selecteren en vooraf invullen. Dit werkt vergelijkbaar met een officialgroep, maar je kunt specifieke functies kiezen. Dit is handig voor trainingsdagen en kleine evenementen waar niet alle rollen nodig zijn, of voor evenementen die juist specifieke rollen vereisen.

Stap 3. Wijs een coördinator aan onder het evenement om planning en aanmeldingen te beheren

Onder het evenement is het mogelijk om gebruikers speciale rollen aan te wijzen die toegang krijgen tot bepaalde functionaliteiten om de werving van dit evenement te beheren.

Twee rollen kunnen worden gebruikt:

Coördinator werving officials - staat in voor de volledige beheersing van de werving van het evenement, inclusief het wijzigen van planningsparameters, het toevoegen en beheren van kandidaturen en aanbevelingen van de official kandidaten.
Clubvertegenwoordiger - heeft beperkte rechten om de kandidaten te zien en aanbevelingen voor de voorkeurskandidaten toe te voegen.

Om deze rollen toe te voegen: Evenementprofiel -> Contacten en Officials -> Voeg personeelslid toe -> Voeg personeelslid onder evenement toe en geef de respectieve rol uit.

Stap 4. Aanmelding voor een officialfunctie in het evenement

Wanneer een gebruiker een aanmelding voor een positie in het evenement indient, zullen de volgende geautomatiseerde controles worden toegepast:

Geldigheid van lidmaatschap (01) of licentie - voor de meeste officialfuncties zijn de vereisten ingesteld als onderdeel van de officialgroep.
- Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld schrijvers en andere speciale functies, waar licentie of lidmaatschap niet wordt gecontroleerd.
- Wanneer de aanmelding in november-december wordt ingediend voor het volgende jaar, zal de geldigheid van de licentie worden gecontroleerd op basis van de licentie van het huidige jaar.
Geldigheid van professionele kwalificaties (functies van officials), bijvoorbeeld Dressuur Jury N1, N2, Spring Steward N1 - deze vereisten zijn ook ingesteld als onderdeel van de officialgroep en worden weergegeven op de Evenement Profielpagina -> Contacten en Officials -> Module Personeelsplanning.
Vereniging van de official onder een bepaalde regio, op basis van geldig lidmaatschap (01) of licentie - een speciaal type controle dat nuttig kan zijn voor sommige regionale organisaties die dergelijke beperkingen gebruiken. Dit moet ook in sjablonen worden ingesteld.

Wanneer een administrator een aanmelding indient, is er de mogelijkheid om alle beperkingen te omzeilen en een aanmelding namens de official in te dienen.

Stap 5: Mogelijkheid voor transactionale meldingen ( automatisch verzonden e-mails)

Een official zal elke ochtend een uitgebreid overzicht ontvangen van de wijzigingen in hun aanvragen. Dit zal één e-mail zijn met alle wijzigingen die de vorige dag werden aangebracht.

Hier is een voorbeeld van de e-mail:

Je kan instellen dat de administratieve organisator een samenvatting ontvangt van alle onbehandelde aanvragen en kandidaturen voor toekomstige evenementen. Dit type melding zal worden verzonden naar het specifieke e-mailadres van de discipline, zoals het functionele e-mailadres voor dressuur officials bij LEWB of Paardensport Vlaanderen.
Je kan instellen dat een persoon met een rol in het evenement (coördinator of clubvertegenwoordiger) een e-mail ontvangt wanneer iemand een kandidatuur indient, zodat ze een voorkeur voor deze kandidatuur kunnen aangeven.

Dit is momenteel een optionele functie, maar kan na de uitrol worden toegevoegd als er vraag is naar deze functionaliteit.

Stap 6. Een kandidaat als voorkeur markeren

Deze functionaliteit is exclusief voor wervingscoördinatoren, clubvertegenwoordigers en wervingsmanagers bij competities en regionale organisaties. Het doel is om de voorkeurskandidaat voor het team aan te wijzen.

Om een kandidaat als voorkeur te markeren, ga je naar de Lijst van Kandidaturen onder de officialplanning. Klik vervolgens op de "Voorkeur" knop rechts van de samenvatting van de kandidaat:

De voorkeur vlag kan indien nodig in- en uitgeschakeld worden. Voorkeuren worden vastgesteld voor specifieke kandidaten voor een bepaalde functie en datum van het evenement.

Stap 7. Kandidaturen oplossen

Kandidaturen moeten worden opgelost door wervingsadministrators en/of coördinatoren van wervings evenementen.

Een kandidatuur wordt als onbehandeld beschouwd (officials wachten nog op een definitieve beslissing) wanneer deze zich in de STATUS van KANDIDATUUR of RESERVE bevindt. De uiteindelijke statussen zijn geselecteerd, niet geselecteerd en geannuleerd.

De statussen en hun betekenissen in het systeem zijn:

Overlappen - Deze functie toont de overlappen van kandidaturen op dezelfde datum, inclusief de status van de kandidatuur en specifieke details van het evenement en de functie. In onderstaande screenshot heeft de persoon een opdracht gekozen voor een evenement op dezelfde datum.

Toewijzing Statistieken voor officials- Dit rapport geeft een samenvatting van de kandidaturen van het afgelopen en huidige jaar. Het biedt een overzicht van geselecteerde kandidaturen en het totaal aantal kandidaturen, evenals het aantal evenementen waarbij de official heeft gewerkt of is geselecteerd.

Voor kandidaturen is er ook een mogelijkheid om de opmerking die door de official is achtergelaten te zien, evenals interne notities die door de administrator kunnen worden toegevoegd.
We slaan het volledige overzicht op en tonen alle acties die op de kandidatuur zijn uitgevoerd: statuswijzigingen en wie de wijzigingen heeft aangebracht.
Er is ook toegang tot de gegevens van de official over de momenteel geldige licentie, verzekeringen en contactgegevens.

Stap 8. Geautomatiseerde toewijzing van een rol voor officials met geselecteerde kandidaturen

Er is een automatisering geïmplementeerd voor geselecteerde kandidaturen, waarbij de rol onder het evenement automatisch zal worden toegevoegd voor officials met geselecteerde kandidaturen.

De rol zal automatisch worden verwijderd als de status van de toewijzing van de official verandert van geselecteerd naar een andere status.

De toegewezen rol wordt binnen het systeem voor de volgende doeleinden gebruikt:

Sommige rollen kunnen specifieke bevoegdheden krijgen om toegang te krijgen tot de hoofdlijst, dashboard of andere functionaliteiten die relevant zijn voor hun rol.
Rollen zijn zichtbaar voor atleten en andere gebruikers, terwijl functies en officialplanning verborgen blijven. De zichtbaarheid van een rol maakt het mogelijk om publieke informatie over de juryleden en andere officials weer te geven, die typisch openbaar zou moeten zijn als onderdeel van de planning.
Voor evenementen/organisatoren die het evenement rapportagesysteem gebruiken, zijn bepaalde officials verplicht om evenementrapporten of evaluaties in te vullen en in te dienen. De rol is noodzakelijk om toegang tot rapportage functies te beheren.

Stap 10. Afsluiten van de wervingen voor het evenement

Als alle posities zijn ingevuld en er geen nieuwe kandidaten meer worden verwacht, is het mogelijk om aan te geven dat het team compleet is en indien nodig een aanvullende publieke opmerking over de planningsstatus van het evenement toe te voegen:

Nadat het team van het evenement als compleet is gemarkeerd, zullen er geen nieuwe aanvragen meer worden geaccepteerd.