Financieel - dashboard en acties

In dit artikel worden de termende specifieke termen die je terugvindt uitgelegd en er wordt ook getoond waarje extra info kan terugvinden.


#1--niet geïnde inleg

#2--geïnde inleg

#3--niet uitbetaalde terugbetalingen voor inleg en producten

#4--betaalde terugbetalingen voor inleg en producten

#5--intern gebruikte betalingen voor inleg en producten

#6--niet uitbetaalde inkomsten naar liga

#7--uitbetaalde inkomsten naar liga

#8--niet betaalde middelen naar liga

#9--input middelen vanuit liga

Overzicht van het dashboard

Hou er rekening mee dat het dashboard enkel geldt voor online betalingen. Wanneer de inschrijving of het product gemarkeerd staat als ‘extern betaald (offline), dan wordt deze inkomst hier niet meegerekend. Deze betalingen staan in het tabblad ‘extern betaald’.

1 – Niet geïnde inleg (zelfde geldt voor producten)


  • Dit zijn inschrijvingen of producten die ‘besteld’ werden, maar nog niet betaald. Deze zitten in het winkelmandje van de betaler(s). Deze moeten online betaald worden.
  • Meer info hierover kan hier gevonden worden:
    • Financieel -> kassa -> betaalstatus -> "bevat openstaande inschrijvingen" of "Bevat openstaande producten"

    • Financieel -> Balans -> Inkomsten/ uitgavenrapport -> balans naam "niet geïnde inschrijvingen" or "nietgeïnde producten"

    • Dezelfde info kan gevonden worden via backoffice -> rapporten -> Financieel -> Event finances: overview of not closed events and situation with payments

      (Dit rapport heeft ook een sectie met niet geïnde schulden voor inschrijvingen en producten nadat de resultaten werden gepubliceerd en de balans als definitef wordt beschouwd.)


2 – Geïnde inleg (zelfde geldt voor producten)

  • Dit zijn inleggelden en/of producten die door te betaler online betaald werden.
  • Meer info hierover kan gevonden worden in:
    • Financieel -> Kassa -> zoek op betaler, atleet of paard om te bekijken wat effectief betaald werd.
    • Financieel -> Balans -> inkomsten/ uitgaven rapport -> Finances -> Balances -> Revenues / Expenses report -> “betaalde inkomsten van inschrijvingsgelden” of “betaalde inkomsten van producten”
    • Financieel -> Betalingen -> Lijst van alle betalingen

    • Dezelfde info staat in de backoffice en kan ook naar een excel- of CSV-bestand gedownload worden via Backoffice -> Rapporten -> Financieel -> Event finances: overview of not closed events and situation with payment.

      (Het rapport bevat een sectie over BETALINGEN met 3 gedetailleerde rapporten over alle betalingen heen (cash flow).)


3 – Niet uitbetaalde terugbetalingen voor inschrijvingen of producten


  • Berrekende terugbetalingen (gebaseerd op de status van een inschrijving of product) die nog niet werden terugbetaald aan de betaler.
  • Meer info kan gevonden worden via:
    • Financieel -> Kassa -> Terugbetalingen -> selecteer filter “heeft terugbetalingen beschikbaar”

      • Check de balans per atleet om de huidige status van een inschrijving te zien en te bekijken wat terugbetaald zal worden.
    • Financieel -> Balans -> Toon op -> betaler-> Balans -> “gelden die moeten worden terugbetaald aan betalers”

    • Dezelfde info vind je terug via Backoffice -> rapporten -> Financieel -> Event finances: overview of not closed events and situation with payment.

      (Het rapport heeft een sectie over TERUGBETALINGEN met 2 gedetailleerde rapporten over terugbetalingen die nog niet teruggestort werden.)

  • NB! Pas nadat de resultaten gepubliceerd werden, zal de ‘betaalknop’ verschijnen.

Om fouten te vermijden, verschijnt deze pas nadat de resultaten werden bevestigd. Dat houdt in dat alle resultaten duidelijk zijn. Van zodra op de ‘betaalknop’ wordt geklikt, worden alle betalingen uitgevoerd. De terugbetaling gaat naar de rekening van waar het geld oorspronkelijk kwam of om openstaande betalingen binnen dezelfde wedstrijd te betalen:

    • Wanneer de betaler nog openstaande betalingen heeft binnen hetzelfde evenement, bijvoorbeeld hij moet nog €15 betalen en de betaler krijgt ook €10 terug. Dan blijft de €10 op de balans van de betaler staan zodat dit afgetrokken wordt van de €15 en hij uiteindelijk via het winkelmandje nog €5 dient te betalen.

4 – Betaalde terugbetalingen voor inschrijvingen en producten

  • Terugbetalingen die teruggestort zijn naar betalers
  • Meer info kan gevonden worden via:
    • Financieel -> Uitbetalingen -> Reden -> selecteer in de filter ‘terugbetalingen’

    • Dezelfdeinfo kan in een excel- of CSV-bestand gedownload worden via: Backoffice ->Rapporten -> Financieel -> Event finances: overview of not closed eventsand situation with payments

      (Het rapport bevat een sectie over BETALINGEN met 3gedetailleerde rapporten over betalingen en terugbetalingen die reedsterugbetaald zijn. Bekijk het rapport "List of payments with paid out refunds")

    • Alle terugbetalingen worden via STRIPE afgehandeldaangezien deze direct gelinkt wordt aan de oorspronkelijke betaling. Debetaling kan ook getraceerd worden via STRIPE.

5 – Betalingen intern gebruikt voor inschrijvingen en producten


  • Betalingen die reeds gedaan werden binnen het event, maar die door wijzigingen in proeven en/of producten, gebruikt worden om andere betalingen binnen de wedstrijd volledig of gedeeltelijk te betalen.

    Bijvoorbeeld: de atleet heeft initieel betaald voor proef 1,3,5 en wijzigde nadien voor proeven 2,4,6. De initiiële betaling voor 1,3,5 zal nu gebruikt worden om proeven 2,4,6 te betalen. Indien proeven 2,4,6 duurder zijn, zal de atleet het verschil nog moeten bijbetalen via zijn/ haar winkelmand. Wanneer de proeven goedkoper zijn, krijgt de atleet een gedeelte terug (tenzij de status ‘onbetaalde afmelding’ wordt gebruikt tijdens de wedstrijd)

  • Meer info kan je vinden via:
    • Financieel -> Kassa -> Terugbetalingen -> selecteer filter “heeft terugbetalingen gebruikt of terugbetaald”
      • Hou er rekening mee dat wanneer een inschrijvingsstatus werd gewijzigd, dit automatisch een ‘intern gebruik van betaling’ teweeg brengt. Dat betekent dat er meerdere transacties in de balans kunnen refereren naar dezelfde betaling. Bijvoorbeeld: wanneer een admin een inschrijving van deelgenomen naar gewijzigd zet en daarna naar no show (niet aanwezig) en nadien nog eens naar afgemeld, om deze uiteindelijk terug naar deelgenomen te wijzigen; dan wijzigt de prijs van de inschrijving op basis van de proefinstellingen (bijvoorbeeld indien er een aparte inschrijvings- en startkost werd ingesteld of niet,…). Na deze handelingen kunnen er verschillende transacties en rekeningen (receipts) beschikbaar zijn. Een ander voorbeeld is de checkbox voor late inschrijving aan- of af klikken. Indien dit 3 x wordt aan- en afgeklikt zal er 3 keer een interne transactie plaatsvinden.
    • Om een exacte lijst te verkrijgen met alle gebruikte terugbetalingen (interne betalingen):
      • Ga naar Backoffice -> Rapporten -> Financieel -> Event finances: overview of not closed events and situation with payments -> PAYMENTS section;
      • Download de lijst "List of payments and amount of payables for payment" (in excel)
      • Doe de volgende acties het excel: 1. Zet de filters op en filter op het veld "Payment type" – neem alle WALLET payments. Bewaar het resultaat. 2. Zet de filters op en neem alle Stripe payments, vink de “paid to returns” in statusveld 3 uit. Neem het totale bedrag en trek daar het ‘payments-bedrag’ af’. Het verschil is het bedrag dat gebruikt werd uit terugbetalingen/ interne betalingen. 4.Voeg de ‘WALLET payments’ van stap 1 toe aan het bedrag uit stap 3.

6 – niet betaalde inkomsten naar liga

  • Inkomsten vanuit verkochte inschrijvingen en producten die kunnen uitbetaald worden naar de liga (Paardensport Vlaanderen).
    • Het volledige bedrag van inkomsten en niet terugbetaalde zaken wordt getoond. Mogelijks is het bedrag dat je ziet, wanneer je op de “PAY-out-knop” klikt kleiner. Dit komt doordat sommige betalingen (vanuit de verschillende betaalmethodes) nog niet binnengekomen zijn in STRIPE. Het verschil is dus ‘betaling bevestigt’ of ‘beschikbaar voor uitbetaling’. Rekening houdend met de verschillende betaalmethodes (Bancontact, visa,…) duurt dit 3-7 werkdagen vanaf de betaaldatum. STRIPE betaalt enkel uit wanneer de gelden effectief beschikbaar zijn.
    • Om te controleren of een betaling beschikbaar is voor uitbetaling aan de liga kan je gaan naar Financieel -> Betalingen -> open de extra info bij de betaling.

7 – Uitbetaalde inkomsten naar de liga

  • Verzamelde inkomsten van inschrijvingen en producten dat reeds uitbetaald werd van Stripe naar de liga (Paardensport Vlaanderen).
  • Om de uitbetalingen naar de liga te controleren ga je naar Financieel -> Uitbetalingen -> Reden ‘Aandeel instantie’.

  • De betalingen kunnen zich in 3 statussen bevinden:
    • Betaald – de uitbetaling werd bevestigd en kan gecontroleerd worden via de IBAN.
    • In verwerking – De betaling is in behandeling en zal binnen 1-2 werkdagen op de bankrekening staan.
    • In afwachting – De uitbetaling is ingepland, maar er wordt gewacht met de uitbetaling, tot de laatste betaling ‘beschikbaar’ is in STRIPE. Deze betaling zijn meestal beschikbaar tussen 2-7 werkdagen.
  • Het overzicht van de uitbetalingen en de balans van de inkomende betalingen per event (lijst met status per inschrijving/ product) kan je hier terugvinden: Backoffice -> rapporten -> Financieel -> Payouts form events to financial authority
    • Selecteer een event (vb op referentiecode) -> je krijgt een overzicht van alle betalingen die gedaan werden vanuit dit event naar de liga.
    • Hou er rekening mee dat wanneer een event status nog op ‘OPEN’ staat, dit mogelijks wil zeggen dat er nog onbetaalde inschrijvingen of producten moeten ontvangen worden.
    • De lijsten “Number of entries and collected fees by entry status", "Collected entry fees" and "Collected product fees" geven alle inkomsten weer voor inschrijvingen en producten weer van alle events die beeïndigd zijn en waarvan resultaten zijn. Ook events die lopende zijn met resultaten worden mee opgenomen.

    • Wanneer de eventstatus op ‘GESLOTEN’ staat, dan kunnen er geen wijzigingen meer gemaakt worden en is alles definitief.

      Zolang de ‘eventstatus’ op ‘OPEN’ staat, kunnen er dus wijzigingen aangebracht worden, ook op het financiële gedeelte.

    • Indien de uitsplitsing van alle inschrijvingen en producten die online betaald werden, nodig is voor de boekhouding. Zorg ervoor dat de wedstrijd ‘GESLOTEN’ is, voor je de cijfers uit het rapport haalt.

8 – Niet betaalde middelen naar liga

  • Wanneer het bedrag hoger is dan 0, wil dit zeggen dat er niet genoeg middelen binnen de wedstrijd beschikbaar zijn om nog zaken te betalen.
  • Deze situatie kan zich voordoen in het geval dat er reeds inkomsten werden uitbetaald naar de liga en er daarna nog statussen gewijzgd worden in resultaten waardoor er nog extra terugbetalingen zijn voor inschrijvingen of producten aan atleten. Bijvoorbeeld wanneer een proef werd geannuleerd of sommige resultaten werden gewijzigd van status afwezig naar afgemeld.
  • Klik op de de ‘betaalknop’ om de eventbalans bij te werken.

9 – Input middelen in event vanuit de liga

  • Nadat de extra middelen werden gestort om het tekort weg te werken, zal dit in de balans getoond worden als betaald.
Heeft dit je vraag beantwoord? Dankjewel voor je feedback! Er is een probleem om je feedback op te slaan, probeer het later opnieuw