PRIVACYVERKLARING

KBRSF

01.01.2025

1. Waarom een Privacycharter?

De KBRSF hecht veel belang aan de bescherming van uw privacy en uw persoonsgegevens.

Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de wettelijke bepalingen daarover namelijk de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de Europese Algemene Verordening Persoonsgegevens van 27 april 2016 (AVG of GDPR).

Dit Charter wil u informeren over alle details over de verwerking van uw persoonsgegevens en uw rechten.

Wij behouden ons het recht voor dit Privacycharter op elk moment te wijzigen. Belangrijke wijzigingen zullen altijd duidelijk aan u of op onze website worden gecommuniceerd.

2.Wie verwerkt uw persoonsgegevens?

De KBRSF is de Verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.

Contactgegevens:

Koninklijke Belgische Ruitersport Federatie vzw

Belgicastraat 9, 21930 Zaventem

BE 0409.553.992

E-mail: info@equibel.be

Telefoon: +32 2 478 50 56

De KBRSF kan tevens beroep doen op of verdere instructies geven aan derde verwerkers. Een Verwerker kan op vraag of instructie van of in naam van de KBRSF uw persoonsgegevens verder verwerken waarbij de KBRSF er voor zal instaan dat deze Verwerker zich tevens verbindt tot dezelfde beschermingsverplichtingen en vertrouwelijkheidverplichtingen omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens zoals opgenomen in deze Privacyverklaring.

Specifiek voor wat betreft het Equibel platform (FIPA) (https://competitions.equibel.be/) doet de KBRSF een beroep op de volgende Verwerker:

Fipatech OÜ

Maatschappelijke zetel: Fortuuna 35-21 Tartu 50603, Estland

E-mail: martin.kiilo@fipatech.com

Deze Verwerker die instaat voor het ontwerp en beheer van het Equibel platform kan op haar beurt een beroep op diverse subverwerkers die enkel en alleen mits voorafgaandelijke toestemming van de KBRSF kunnen worden aangewend en waarbij deze subverwerkers een adequaat beschermingsniveau van de persoonsgegevens moeten garanderen conform de AVG. Een overzicht van deze subverwerkers vindt u als bijlage bij deze Privacyverklaring.

3.Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

De verwerking van uw persoonsgegevens is beperkt tot wat strikt noodzakelijk is om de doeleinden van de KBRSF te verwezenlijken en betreft de volgende categorieën:

Personen:

•Naam, Voornaam

•Adres

•Geboortedatum

•Geslacht

•Taal

•Nationaliteit

•GSM/ Telefoon/ Fax

•E-Mail

Paarden:

•Chip

•Naam

•Commerciële naam

•Geboortedatum

•Stamboeknummer

•Stamboek

•UELN

•FEI paspoort

•Provinciale groepering

•Naam en voornaam van de Fokker

Facturatiegegevens:

•Naam, Nationaliteit en rijksregisternr (als natuurlijk persoon)

•Naam, juridische vorm et BTW nummer (als juridisch persoon)

•Bankgegevens

•Adres

•Enz

Andere:

•Daarnaast worden gegevens verzameld en verwerkt over licenties (licentietype, betalingsdatum), clublidmaatschap (inclusief datum van toetreding tot of vertrek bij de club), opgelegde schorsingen en straffen (rode kaarten, gele kaarten, schorsingen van evenementen, begindatum, einddatum, reden en opmerkingen), afgelegde examens, behaalde beroepskwalificaties, diploma's en certificeringen, toegewezen rollen, titels en functies bij paardensportorganisaties en paardensportwedstrijden, vergunningen en verzekeringen. In gevallen bepaald door de KBRSF kunnen deze gegevens openbaar worden gemaakt.

•Voor atleten, paarden en hun competitiepaarden (de paarden waarmee competitie werd gedaan) worden sportresultaten geregistreerd en openbaar gemaakt, inclusief gegevens over geldprijzen, rangen in competities, klassementspunten, kwalificaties en behaalde handicappunten. Resultaten kunnen ook gegevens bevatten over terugtrekkingen, niet-deelname of verandering van competitie. Alle wedstrijdresultaten (inclusief gedetailleerde resultaten of resultaten zoals uitgeschakeld, teruggetrokken, gediskwalificeerd, ongeldig verklaard etc.) zullen worden gedocumenteerd en gepubliceerd via Equibel. Alle schorsingen en andere straffen (gele kaarten, rode kaarten) worden ook gedocumenteerd en opgeslagen in het systeem. Voor zover de reglementen van de KBRSF dit vereisen, worden de schorsingen en straffen openbaar gemaakt en/of bekend gemaakt aan organisatoren en officials op de ruiterevenementen. Naam, juridische vorm en BTW nummer (in het geval van een rechtspersoon)

•Gebruikersnaam en wachtwoord worden verzameld voor alle gebruikers van het Equibel systeem voor verificatie- en autorisatiedoeleinden.

•IP-adressen kunnen worden gebruikt om het probleem of defect te lokaliseren

•In het geval dat de Help Desk diensten of feedback diensten worden gebruikt, verzamelen, bewaren en gebruiken we persoonlijke gegevens om logs te kunnen gebruiken om het probleem of defect te ontdekken en om te communiceren om het probleem op te lossen of de vraag te beantwoorden.

4.Welke doeleinden willen wij verwezenlijken?

De KBRSF verzamelt uw persoonsgegevens alleen om een bijdrage te leveren aan:

-het promoten en ontwikkelen van nationale en internationale activiteiten van de verschillende disciplines van de paardensport in België;

-het promoten van de deelname van Belgische atleten aan nationale en internationale wedstrijden;

-het promoten van de organisatie in België van wedstrijden van internationaal niveau;

De verwerking van uw persoonsgegevens is dus essentieel voor de goede werking van de KBRSF.

De KBRSF verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens uitsluitend hiertoe te verwerken.

Bij uw bezoek aan onze site worden bepaalde gegevens verzameld voor statistische doeleinden. Met deze gegevens kunnen wij uw gebruikerservaring op onze site verder verbeteren. Deze gegevens zijn uw IP-adres, geografische zone, de dag en het uur van uw bezoek en de bezochte pagina’s. Door onze site te bezoeken aanvaardt u uitdrukkelijk dat wij deze geanonimiseerde gegevens verzamelen voor statistische en benchmarkdoeleinden.

5.Op welke rechtsgrond worden persoonsgegevens verwerkt?

De KBRSF verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

•Omwille van de uitvoering van uw (lidmaatschaps)overeenkomst die u met ons en/of de liga’s aangaat waarbij u eventueel een licentie als ruiter of immatriculatie van een paard dient te worden bezorgd;

•Omwille van de contractuele relatie die u wenst als deelnemer aan een nationaal of internationaal evenement in de paardensport en het feit dat daaraan betaalde diensten zijn gekoppeld.

• Omwille van het mogelijks gerechtvaardigd belang in hoofde van de KBRSF om u te kunnen bijstaan en informeren omtrent het reilen en zeilen van de paardensport zowel internationaal als regionaal in België.

•Voor specifieke verwerkingsdoeleinden waarbij uw persoonsgegevens dienen te worden doorgegeven aan derden of waarbij wij geen van de voorafgaand vermelde rechtsgronden kunnen inroepen, zal telkens uw geïnformeerde toestemming worden gevraagd.

6. Doorgifte van uw gegevens

Uw persoonsgegevens zijn uitsluitend bedoeld voor intern gebruik tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven en mits uw voorafgaandelijke toestemming.

Uw persoonsgegevens worden, uitgezonderd met uw voorafgaande toestemming, dus niet verkocht, doorgegeven of verzonden naar derden, met uitzondering van de Ligue Equestre Wallonie Bruxelles asbl (www.lewb.be), de Paardensport Vlaanderen vzw (www.paardensport.vlaanderen) de regionale en provinciale groeperingen en de FEI Fédération Equestre Internationale (www.fei.org) of de wedstrijdorganisatoren waar voor u eventueel via ons inschrijft. Voor meer informatie omtrent de verwerking van persoonsgegevens van deze liga’s of wedstrijdorganisatoren, verwijzen wij door naar de Privacyverklaringen van elk van deze liga’s of wedstrijdorganisoren die zelf ook verantwoordelijk zijn voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

De KBRSF geeft uw persoonsgegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie die geen adequaat beschermingsniveau garanderen in de zin van de AVG (GDPR).

U kunt zelf controle uitoefenen op de gegevens die u vrijgeeft. Wanneer de u betreffende persoonsgegevens onvolledig of onjuist zijn, behoudt de KBRSF zich het recht bepaalde operaties, tijdelijk of permanent, te onderbreken of te schorsen.

7.Hoe lang worden persoonsgegevens door ons bewaard?

DE KBRSF bewaart uw persoonsgegevens:

(i)zolang dit nodig of relevant is voor de vooropgestelde doeleinden (bijvoorbeeld zolang u actief lid bijft van onze federatie, een liga, of via ons deelneemt aan competities en wedstrijden);

(ii)voor de duurtijd waartoe wij wettelijk zouden verplicht kunnen worden gesteld (bijvoorbeeld persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om onze boekhoudkundige verplichtingen te kunnen vervullen zullen minstens 5 jaar door ons worden bijgehouden);

(iii)tot zolang er zich een gerechtellijke geschil of onderzoeken kunnen voordoen (bijvoorbeeld inzake de wettelijke verjaringstermijnen voor gerechtelijke vorderingen)

8.Cookies

Bij uw bezoek aan onze site kunnen cookies worden opgeslagen op de harde schijf van uw computer. Wij gebruiken cookies om onze regelmatige bezoekers een optimale gebruikerservaring aan te bieden.

Raadpleeg onze Cookiespolicy voor meer informatie over het gebruik van cookies.

Indien u onze website bezoekt, raden wij u aan om uw cookies te activeren. Indien u dat wenst kunt u ze altijd opnieuw uitschakelen via uw browserinstellingen. Raadpleeg onze Cookiespolicy voor meer details.

9.Welke zijn uw rechten?

9.1Garantie op een eerlijke en wettige verwerking

Uw persoonsgegevens worden altijd verwerkt in overeenstemming met de wettelijke doeleinden beschreven in punt 4. Ze worden verzameld en verwerkt op een adequate, ter zake dienende en niet buitensporige wijze en worden niet langer dan nodig bijgehouden om de beoogde doeleinden te verwezenlijken.

Alle technische en veiligheidsmaatregelen werden getroffen om de risico’s van de onwettelijke of ongeoorloofde toegang tot of behandeling van uw persoonsgegevens zoveel mogelijk te beperken. Bij indringing in zijn computersystemen of een eventueel datalek zal de KBRSF onmiddellijk alle vereiste maatregelen treffen om schade tot een minimum te beperken en u hierover te informeren.

9.2Recht van inzage

U hebt het recht om uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. Zo hebt u het recht om de verwerkingsdoeleinden, de betrokken categorieën van persoonsgegevens, de categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt, de gebruikte criteria om de opslagtermijn van uw gegevens te bepalen en de rechten die u kunt uitoefenen met betrekking tot uw

9.3 Recht van rectificatie

Onjuiste of onvolledige persoonsgegevens kunnen worden verbeterd. In de eerste plaats is het de gebruiker zelf die de vereiste wijzigingen aanbrengt in zijn ‘gebruikersaccount’, maar u kunt ook een schriftelijke aanvraag indienen om iets te wijzigen.

9.4. Recht van gegevenswissing (of ‘recht op vergetelheid’)

Daarnaast hebt u het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist in de volgende gevallen:

•Uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld;

•U trekt de toestemming waarop de verwerking berust in en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking;

•U hebt rechtmatig uw recht van bezwaar uitgeoefend;

•Uw persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;

•Uw gegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

9.5. Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde gevallen hebt u het recht de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen zoals in geval van betwisting van de juistheid van de gegevens, wanneer de gegevens onrechtmatig zijn verwerkt, de gegevens noodzakelijk zijn in een gerechtelijke procedure of voor de vereiste tijd aan de KBRSF om te controleren of u uw recht van wissing rechtsgeldig werd uitgeoefend.

9.6. Recht van bezwaar

U hebt bovendien het recht om op elk ogenblik bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. De KBRSF zal stoppen uw gegevens te verwerken, tenzij zij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kan aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen.

9.7. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U hebt het recht alle persoonsgegevens die u hebt verstrekt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en leesbare vorm. Op uw verzoek kunnen deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke worden overgedragen, tenzij dit technisch onmogelijk is.

9.8. Recht van intrekking van uw toestemming

U kunt uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens op elk ogenblik intrekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de geldigheid van eerdere verwerkingshandelingen.

10.Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Om uw rechten uit te oefenen moet u een aangetekend verzoek per post sturen naar de KBRSF of mailen naar info@equibel.be. Wij antwoorden zo snel mogelijk, maar uiterlijk één (1) maand na ontvangst van uw verzoek.

11.Hoe kunt u een klacht indienen?

Indien u niet tevreden bent met de verwerking van uw persoonsgegevens door de

KBRSF vragen wij u vriendelijk om ons eerst zelf te contacteren via de contactgegevens onder punt 8 zodat wij u eerst zelf een oplossing kunnen aanreiken. Heeft u dan nog steeds klachten, dan heeft u ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit), (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/).

______________

Bijlage: Lijst van goedgekeurde subprocessors: