Event management - vragen en antwoorden
In dit artikel zetten we de meest voorkomende situaties in event management op een rij en laten we zien hoe ze opgelost kunnen worden.
Betalingen
Correctie van kosten voor wedstrijd nadat het evenement al geopend is voor inschrijvingen:
"Wat moet er gebeuren als de wedstrijdkosten onjuist zijn ingesteld en online inschrijvingen al zijn geopend?"
- Neem contact op met de Helpdesk. We kunnen de kosten aanpassen en het te betalen bedrag voor atleten opnieuw berekenen. In het geval dat de kosten moeten worden verlaagd, wordt het te veel betaalde bedrag terugbetaald aan de atleten. Als de kosten moeten worden verhoogd, moeten de atleten een extra betaling doen.
Als sommige atleten een extra bedrag moeten betalen, moet de administratie contact met hen opnemen en hen informeren over de verhoging van de inschrijfgelden.
De atleet beweert dat de betaling niet succesvol is verwerkt, waardoor hij/zij niet kan betalen voor inschrijvingen.
- Er zijn verschillende redenen waarom betalingsfouten kunnen optreden, zoals onjuiste CVC-nummers voor kaartbetalingen, onvoldoende saldo op de kaart, het niet kunnen doorstaan van een 3D-beveiligingscontrole of andere beveiligingsproblemen. Wij raden aan de atleet aan om een alternatieve betaalmethode te kiezen en/of de betaling te proberen vanaf een ander apparaat of netwerkverbinding. Het wisselen van apparaat of netwerkverbinding kan soms betalingsblokkades om beveiligingsredenen oplossen.
- Als het wijzigen van de betaalmethode geen resultaten oplevert, neem dan contact op met de Helpdesk. In Stripe hebben we de mogelijkheid om elke betaling te traceren en het onderliggende probleem te identificeren om passende feedback te geven.
De atleet beweert dat hij/zij de terugbetalingen niet heeft ontvangen.
- Controleer eerst bij de financiën van de wedstrijd of er terugbetalingen zijn uitgevoerd (in het Kassier-rapport zoek je de financiële overzichten voor de atleet en controleer je de toewijzing van terugbetalingen en de status, je kunt ook de uitbetalingen-rapporten controleren op de datum waarop de terugbetaling is gestart).
- Als de terugbetaling meer dan 5 werkdagen geleden is uitbetaald, vraag dan de atleet om het saldo van de kaart of de rekening te controleren waaruit de betaling is gedaan. Alle terugbetalingen moeten aankomen op de oorspronkelijk gebruikte kaart of rekening (als Bancontact of een andere directe betaalmethode is gebruikt), niet op de IBAN van de juridische entiteit die is opgegeven voor de atleet.
- Als het controleren van het saldo het probleem niet oplost, neem dan contact op met de Helpdesk. We zullen de redenen onderzoeken en verdere instructies geven. Gewoonlijk geeft Stripe het traceringsnummer voor de terugbetalingen dat kan worden doorgegeven aan de bank van de klant voor verder onderzoek.
Wat moet je doen als je terugbetalingen moet uitvoeren maar niet voldoende saldo op je rekening hebt?
- Dit scenario kan zich voordoen als een groot aantal atleten hun deelname intrekt of als bepaalde wedstrijden worden geannuleerd en eerder uitbetaalde gelden aan de atleten moeten worden teruggegeven.
- Gelukkig biedt ons systeem een oplossing door je in staat te stellen het saldo van de wedstrijd aan te vullen. Raadpleeg eenvoudigweg je financieel expert, die een aanvulling vanuit het Financiën-dashboard kan initiëren.