Late | offline inschrijvigen

In dit artikel vatten we de belangrijkste tips samen om te werken met late of offline inschrijvingen in Equibel en het Scoring-systeem.

Afhankelijk van de periode, wanneer een atleet een late of offline inschrijving aanvraagt, kunnen de administratieve handelingen verschillen, hoewel het uiteindelijke resultaat hetzelfde moet zijn - de combinatie atleet/paard moet worden toegevoegd aan de startlijst en de inschrijving moet worden betaald, inclusief het onderdeel voor late of offline inschrijvingskosten.

Late | offline inschrijving aangevraagd tijdens de periode dat het evenement nog open is voor online inschrijvingen

• De administratie voegt de inschrijving toe via het inschrijvingsformulier in Equibel en markeert het als "late | offline inschrijving".

• Wanneer de inschrijving is gemarkeerd als "laat of offline", wordt de opleg voor de late inschrijvingskosten toegevoegd aan de prijs en wordt de inschrijving nog steeds in de winkelmand van de betaler geplaatst. Het verschil met de normale inschrijving is dat late | offline inschrijving niet wordt geannuleerd als deze niet voor het einde van de online inschrijvingsperiode is betaald.
• U kunt de betaler uitnodigen om online voor de inschrijving te betalen. Als de inschrijving nog steeds offline wordt betaald, markeer deze dan als extern betaald nadat het evenement is afgelopen, wanneer de financiën worden gecontroleerd voordat de uitbetaling plaatsvindt.

Late | offline inschrijving gevraagd nadat inschrijvingen naar het scoresysteem zijn geëxporteerd

• Voeg de late inschrijving toe aan beide systemen: Equibel en het scoresysteem.
  • Voor Equiscore en Equipe APP die een API-integratie hebben voor resultaten en inschrijvingen, kunt u de late inschrijving ook alleen aan het scoresysteem toevoegen. In dat geval moet u de inschrijving als "laat" markeren in het scoresysteem om nauwkeurige status- en financiële berekeningen te garanderen.
  • Indien er prijzengeld is toegewezen voor de wedstrijd, vraag de gegevens van de ontvanger van het prijzengeld op bij de atleet en bepaal of de standaardrechtspersoon kan worden gebruikt. Zo niet, zorg er dan voor dat de inschrijving in Equibel wordt gemaakt en dat de nieuwe juridische entiteit van de prijzengeldontvanger wordt toegevoegd.
• Bij het toevoegen van de late inschrijving aan het scoresysteem:
  • Het is belangrijk om de atleet en het paard te zoeken in de Equibel-database via de Equipe APP of Equiscore-zoekinterfaces - in plaats van de naam van de atleet of het paard als tekst in te voeren. Het meest betrouwbare is om het licentienummer van de atleet en het immatriculatienummer van het paard te gebruiken voor de zoekopdracht. Zorg ervoor dat de nieuwe ruiter en het nieuwe paard nauwkeurig worden geselecteerd. Dubbele gevallen kunnen voorkomen.
  • Houd er rekening mee dat scoresystemen geen licenties, pony's metingen, leeftijden van ruiters, schorsingen of kwalificaties voor de specifieke wedstrijd controleert. Als u twijfelt over de kwalificatie van een atleet of paard voor een klasse, controleer dan hun gegevens in het Equibel-systeem voordat u het paar aan de startlijst toevoegt in Equipe APP of Equiscore.
  • Als late inschrijvingen uitsluitend via Equipe APP of Equiscore worden gedaan, worden winkelmandjes gegenereerd en worden atleten op de hoogte gebracht van hun verplichting om inschrijfgeld te betalen nadat de resultaten zijn geïmporteerd en bevestigd in Equibel.
• Bij het maken van een late inschrijving in Equipe APP, let op het "betaler" veld en het vinkje voor late inschrijving. In Equipe APP kan het voorkomen dat een paard wordt ingeschreven met een atleet en vervolgens hetzelfde paard wordt ingeschreven met een andere atleet, waarbij de betaler voor de tweede inschrijving mogelijk onjuist is (Equipe neemt de eerste persoon als standaard).

Late | offline inschrijving aangevraagd na afloop van de online inschrijvingsperiode, voordat de inschrijvingen naar het scoresysteem worden overgebracht

• Laat inschrijving kan worden toegevoegd aan de inschrijvingslijst via het inschrijvingsformulier dat toegankelijk is voor de administratie via de masterlijst van het evenement:

Voorbeelden van hoe je naar een atleet en paard kunt zoeken in de Equipe APP:

NB! Voor het toevoegen van een nieuw paard selecteer altijd "Bestand -> Nieuw paard zoeken" (niet "nieuw paard").